سمحت الهيئة العامة للرقابة المالية لشركات التأمين وإعادة التأمين بتسجيل مناقشات اجتماعات الجمعية العامة باستخدام الوسائط الإلكترونية بالصوت والصورة، ويجب الحفاظ على محاضر الاجتماعات من خلال سجلات إلكترونية تضمن التخزين والتوثيق بشكل آمن وغير قابل للتعديل، بحيث يُمكن استخراجها والرجوع إليها عند الحاجة مع الاحتفاظ بنسخة احتياطية، وتضع الشركة ضوابط لذلك، مع مراعاة ما يلي:
التوقيع الإلكتروني
1- يجب أن يكون المحضر موقعًا إلكترونيًا وفقًا لأحكام القانون رقم 15 لسنة 2004، الذي يتعلق بتنظيم التوقيع الإلكتروني.
أمان المعلومات
2- ينبغي أن تحتوي السجلات الإلكترونية على تقنيات وأنظمة تضمن حماية المعلومات ومنع الاختراق بالشكل الذي توافق عليه الهيئة.
يجب على الشركة تزويد هيئة الرقابة المالية بنسخة من تسجيل اجتماع الجمعية العامة، مرفقةً بطلب اعتماد محضر الاجتماع.
تعيينات الجمعية العامة
حددت هيئة الرقابة المالية أن يقوم رئيس الجمعية العامة في بداية الاجتماع بتعيين أمين سر الجمعية وجامعي أصوات من غير المساهمين، على أن تقر الجمعية العامة تعيينهم، ويتولى أمين السر صياغة محضر الاجتماع، بحيث يتضمن ملخص المناقشات والوقائع والقرارات التي تمت، ويجب التحري بدقة عند تسجيل التصويت على قرارات الجمعية العامة، وفي حالة حدوث أي خلاف حول صحة بعض الأصوات، يُعتبر التصويت صحيحًا مرة وباطلًا مرة أخرى كأساس للعرض لاحقًا على الهيئة أو الجهة القضائية المختصة.
